Sbohem dlouhé fronty! Jak Inviton.cz pomohl zefektivnit registraci na pracovním expo

Organizovat velké expo je samo o sobě výzva, a když k tomu přidáte různé typy návštěvníků, VIP zónu, tisk jmenovek, kontrolu vstupů a ještě výdej jídla a kávy – to už chce pořádný systém. A právě tady přichází na řadu Inviton.cz.

Zadání klienta: Návštěvníci různých kategorií, tisk jmenovek, kontrola vstupů

Klient potřeboval zajistit, aby:
✅ Běžní návštěvníci se mohli zdarma registrovat přes vlastní formulář.
✅ VIP hosté a vystavovatelé měli jmenovky s QR kódy.
✅ Kontrola vstupů probíhala rychle a bez zdržení.
✅ Do VIP zóny se dostali jen ti, kteří tam skutečně patřili.
✅ Obědy a káva se vydávaly pouze oprávněným osobám, bez zbytečných komplikací.

Řešení? Automatizace a digitalizace na maximum

1️⃣ Registrace bez starostí – Běžní návštěvníci se registrovali přes online formulář, který jsme elegantně umístili přímo na web klienta. Po registraci jim dorazila vstupenka s QR kódem rovnou do e-mailu – vše v designu klienta.

2️⃣ Rychlá akreditace VIP a vystavovatelů – Na místě jsme měli připravené tablety s aplikací Inviton Promoter, díky které jsme VIP hosty a vystavovatele odbavili během pár sekund. Stačilo vyhledat jméno v seznamu, potvrdit příchod a automaticky vytisknout jmenovku s QR kódem. Žádné zbytečné papírování, vše digitální a rychlé!

3️⃣ Kontrola vstupů bez zdržení – Návštěvníci jen píp a byli uvnitř! Naše čtečky QR kódů zajistily rychlý průběh u vstupu, ve VIP zóně i při výdeji jídla a kávy.

4️⃣ Chytrý výdej stravy a kávy – VIP hosté dostali obědy a kávu pouze na základě QR kódu, což znamenalo nulový chaos a pro klienta přesné statistiky o spotřebě.

5️⃣ Důležité statistiky na závěr – Po eventu jsme klientovi poskytli detailní data včetně:

• Statistik návštěvnosti podle typu vstupenek – organizátor přesně viděl, kolik VIP hostů, vystavovatelů a běžných návštěvníků se akreditovalo.
• Časového vývoje registrací – v grafech bylo jasně vidět, kdy přišlo na event nejvíce lidí, což pomůže při plánování dalších ročníků.
• Počtu vydaných obědů a káv – klient měl pod kontrolou všechny náklady a mohl efektivně vyhodnotit catering.

Výsledek? Žádné dlouhé fronty, spokojení návštěvníci a cenná data pro klienta

Systém běžel hladce, VIP hosté si užili výhody bez zdržení a organizátor měl perfektní přehled o všem, co se dělo.

➡ Pořádáte event a nechcete řešit chaos u vstupu? Napište nám a my se o to postaráme!