RSVP pozvánky, registrace hostů a kontrola vstupu na eventu

Klient pořádal společenský event pro pozvané hosty a potřeboval zajistit celý proces od rozeslání pozvánek až po kontrolu výdeje dárkových balíčků na místě.

 Zadání klienta:

• rozeslat pozvánkové e-maily na seznam hostů rozdělený do dvou skupin – VIP a normal,

• umožnit hostům potvrdit účast nebo odmítnout pozvání,

• následnou registraci hostů,

• automatické zaslání vstupenky s QR kódem po registraci,

• kontrolu vstupenek při vstupu na event,

• vydání dárkového balíčku pouze oprávněným hostům podle typu vstupenky,

• přehledné statistiky účasti po skončení eventu.

Naše řešení 

1️⃣ RSVP pozvánky pro různé skupiny hostů

V systému Inviton jsme využili RSVP modul pro rozesílání pozvánek. Pro každý typ hostů (VIP a normal) jsme připravili samostatnou šablonu pozvánkového e-mailu.

Součástí e-mailu byla dvě tlačítka:

✅ Přijdu / ❌ Nepřijdu.

Po kliknutí na tlačítko Přijdu se host dostal do personalizovaného registračního formuláře, který byl vygenerován pouze pro konkrétního hosta.

2️⃣ Bezpečná registrace hostů

Personalizovaný formulář zajistil, že host nemohl zaregistrovat více účastníků, než organizátor povolil v nastavení. To platilo i v případě, že host přeposlal odkaz dalším lidem.

Organizátor zároveň viděl:

• na jaký e-mail byla pozvánka odeslána,

• kdo potvrdil účast,

• kdo pozvání odmítl,

• kdo dokončil registraci,

• kdo zatím na pozvánku nereagoval.

Na hosty, kteří se ještě nevyjádřili, mohl organizátor jednoduše poslat reminder s pozvánkou.

3️⃣ Automatické vstupenky po registraci

Po dokončení registrace obdržel každý host automatický potvrzovací e-mail v designu klienta, který obsahoval:

• personalizované texty,

• jazyk podle volby hosta při registraci,

• vstupenku s QR kódem v designu klienta,

• wallet vstupenku pro Apple Wallet nebo Google Wallet.

4️⃣ Rychlá kontrola vstupů na eventu

Na místě eventu jsme využili naše profesionální QR čtečky, pomocí kterých jsme kontrolovali vstupenky hostů. Na displeji čtečky se hosteskám barevně zobrazil typ vstupenky, takže okamžitě věděly, jakou barvu náramku má host dostat.

5️⃣ Kontrola výdeje dárkových balíčků

Při odchodu z eventu hostesky vydávaly dárkové balíčky pro VIP hosty. Opět jsme využili naše čtečky.

Po naskenování QR kódu systém automaticky vyhodnotil:

• zda jde o VIP vstupenku,

• zda si host už dárek nevyzvedl.

Tím jsme zajistili, že každý VIP host dostal přesně jeden dárkový balíček.

Výsledek

✔️ přehledný proces RSVP a registrace hostů

✔️ automatické vstupenky s QR kódy

✔️ rychlá kontrola vstupů na eventu

✔️ spolehlivá kontrola výdeje dárkových balíčků

✔️ detailní statistiky návštěvnosti pro organizátora

Po skončení eventu měl klient v systému k dispozici kompletní statistiky účasti, včetně přehledu registrovaných hostů a reálné návštěvnosti.