Proč používat na eventu Guestlist Software

Pořádání eventu může být náročným procesem, kde každý detail má své místo. Jednou z klíčových úloh je správa seznamu hostů a zajištění, aby byly všechny informace správně zaznamenány. Ruční správa seznamu hostů může být časově náročná a organizátor se může snadno ztratit v seznamu. Naštěstí existuje řešení, které může organizátorům pomoci zlepšit a zjednodušit tento proces – guestlist software. V tomto článku se podíváme na důvody, proč by organizátoři měli využívat guestlist software na svých eventech a jak jim může tento software pomoci s organizací a správou hostů.

Inviton Guestlist software je samoobslužný nástroj. Pro nastavení eventu stačí přidat základní informace, jako jsou název, kategorie, místo konání, kapacita eventu, datum a čas začátku a konce.

Koordinování Guestlistů z různých zdrojů

Pokud chceš zredukovat čas strávený administrativní prací při sdílení a koordinaci seznamu hostů z různých partnerů eventu, můžeš v Inviton Guestlist software vyzvořit pro každého partnera individuální guesltist s omezeními počtů hostů na eventu, který si umí sám spravovat přes web, bez potřeby registrace se v systému . Potom si můžeš tyto seznamy zobrazit individuálně nebo jako kompletní seznam návštěvníků.

Partner má přístup k informacím svých přiřazených seznamů hostů na eventech, přičemž může přidávat, editovat a odstraňovat hosty ze seznamů, do kterých je přiřazen. Jména účastníků umí měnit až do momentu kdy daný účastník přijde na event a zaregistruje se. Následně tohoto účastníka již nelze vymazat ani editovat. Pro každý guestlist může být nastavena funkce kontroly duplicitních jmen, aby se předešlo přidání stejné osoby na seznam vícekrát a zabránilo se tak nežádoucím duplicím, které by mohly navíc omezit kapacitu eventu.

Import dat

Importování seznamu účastníků do Guestlist softwaru je rychlý a snadný proces. Stačí vybrat soubor s údaji v libovolném formátu, napárovat jednotlivé sloupce z excelu na správná pole (jméno, příjmení firma, typ vstupenky, atd.) a software je automaticky načte. Takto se vytvoří nový seznam hostů, který může být následně upravován a dále zpracováván. Importování seznamu umožňuje uživatelům ušetřit čas a minimalizovat riziko chyb při manuálním zadávání údajů.

Kontrola vstupu

Při kontrole vstupu na event máš k dispozici několik možností. V potvrzení registrace, které obdrží účastníci, se nachází QR kód, který umožňuje rychlý a bezproblémový vstup na event. Další možností je vyhledání jména účastníka v seznamu v tabletu v aplikaci Inviton Promoter a jeho následné odškrtnutí jako přítomného na eventu. Pokud se na místě objeví nečekaný host, mohou jej přidat jen ti, kdo mají k tomu povolení. Při kontrole vstupu je také možné přidat nebo upravit poznámky, které souvisejí s daným hostem.

Offline mód

Jednotlivá zařízení umí při výpadku internetu fungovat iv offline módu s vlastní interní databází. Při připojení se zpět k internetu se jednotlivá zařízení sesynchronizují a aktualizují si všechna data.

Statistiky a reporty

Kdykoli si můžeš zkontrolovat statistiky události, včetně toho, kolik lidí se zaregistrovalo a ze kterých seznamů. Můžeš si také stáhnout časy registrace účastníků s časovými razítky.

Pro koho je určen Inviton Guestlist software

Inviton je určen pro všechny, kteří potřebují efektivně spravovat seznamy hostů, zaznamenávat jejich příchod a sledovat účast. Může být použit pro jakékoli druhy akcí, jako jsou festivaly, párty, výstavy, semináře, workshopy, konference, koncerty a další.

Kromě toho se Inviton využívá také k řízení konkrétních částí akce, například vstup do VIP zón.