Efektivní registrace a kontrola vstupů na vícedenní konferenci pomocí systému Inviton.

Organizace vícedenní konference si vyžaduje precizně zvládnutý proces registrace a vstupní kontroly. Klient nás oslovil s požadavkem na import vlastního seznamu účastníků, tisk jmenovek na místě konání akce, kontrolu vstupů během několika dnů a následný přehled o docházce.

Efektivní registrace a kontrola vstupů na vícedenní konferenci pomocí systému Inviton

Zadání klienta:

Import účastníků, jmenovky na místě, vícedenní vstupy, statistiky

Klient měl jasné požadavky:

✅ Import seznamu registrovaných návštěvníků ze souboru Excel
✅ Tisk personalizovaných jmenovek s QR kódem přímo na místě
✅ Různé typy vstupenek – jednodenní i vícedenní
✅ Kontrola vstupů každý den – systém měl ověřit, zda má účastník oprávnění ke vstupu v daný den
✅ Export statistik návštěvnosti po skončení akce

Naše řešení:

1️⃣ Import účastníků a správa vstupenek
V systému Inviton jsme vytvořili akci s různými typy vstupenek podle jednotlivých dnů. Klient pohodlně naimportoval účastníky ze svého Excelu, včetně jména, firmy a typu vstupu. Během konference měl navíc možnost jednoduše přidávat další hosty.

2️⃣ Registrace a tisk jmenovek na místě
Registraci jsme rozdělili do dvou částí:

• Tisk jmenovek s QR kódem – hostesky pomocí aplikace Inviton Promoter rychle vyhledaly návštěvníka podle jména nebo firmy a vytiskly jeho personalizovanou jmenovku.

• Barevné šňůrky podle typu vstupenky – aplikace automaticky zobrazila barvu vstupenky, což usnadnilo rozlišení účastníků podle jejich oprávnění.

3️⃣ Kontrola vstupů během několika dní
V následujících dnech byli účastníci skenováni při vstupu pomocí QR kódu na své jmenovce. Aplikace automaticky ověřila, zda má návštěvník platný vstup pro daný den. Tento systém výrazně urychlil příchod a snížil chybovost oproti ruční kontrole.

4️⃣ Statistika po akci
Po skončení konference měl klient k dispozici:

• Přehledné grafy návštěvnosti podle jednotlivých dnů

• Možnost exportu účastníků do Excelu – včetně data a času příchodu

Výsledek?
Efektivní registrace, rychlé vstupy a žádný chaos.

Systém Inviton zajistil hladký průběh registrace, flexibilní práci s daty a efektivní kontrolu vstupů během celé konference. Klient měl po akci jasný přehled o účasti a díky QR jmenovkám jsme eliminovali papírové seznamy i fronty u registrace.

Plánujete akci a nechcete řešit registraci ručně?

📩 Ozvěte se nám – rádi vám připravíme řešení na míru.