🎓 Efektivní registrace, kontrola vstupů a automatické zasílání certifikátů na lékařském kongresu

Organizátor odborného lékařského kongresu nás oslovil s jasným cílem – zjednodušit a automatizovat proces registrace účastníků, sledování jejich účasti na přednáškách a doručování certifikátů s přidělenými kredity.

✅ Zadání klienta

Organizátor potřeboval vyřešit několik praktických výzev:

• Registrace účastníků na místě akce včetně tisku jmenovek s QR kódem,

• Kontrola vstupů a výstupů z přednáškové místnosti,

• Přesný výpočet času stráveného na přednáškách,

• Přidělení kreditů podle délky účasti a

• Automatické zaslání personalizovaného certifikátu o účasti každému účastníkovi e-mailem.

🛠️ Naše řešení

📥 Import účastníků

Do systému inviton.eu jsme nahráli excelový seznam účastníků od klienta – s údaji jako jméno, příjmení a pracovištěkaždého návštěvníka.

🧾 Registrace a tisk jmenovek

Na místě kongresu hostesky pomocí tabletu vyhledaly účastníka podle jména a vytiskly jmenovku s unikátním QR kódem, který se později používal při kontrole vstupů.

🔄 Kontrola vstupů a měření času

U vchodu i východu z přednáškové místnosti byly umístěny čtečky QR kódů, které obsluhovaly hostesky.
Každý vstup a výstup se zaznamenával do systému, což nám umožnilo přesně určit dobu strávenou v místnosti.

➡️ Hlavní motivací organizátora bylo zajistit, aby účastníci strávili v přednáškové místnosti co nejvíce času – a tím získali více kreditů.

🎓 Generování certifikátů

Po skončení kongresu jsme pomocí systému automaticky vygenerovali PDF certifikáty o účasti.

Každý certifikát obsahoval:

• Jméno a příjmení účastníka,

• Název jeho pracoviště,

• Počet získaných kreditů podle skutečně stráveného času na přednáškách.

Všechny certifikáty byly hromadně zaslány e-mailem účastníkům – bez nutnosti ručního zpracování nebo tisku.

📈 Výsledky

• 💡 Účastníci se registrovali rychle a bez čekání,

• 🎯 Organizátor měl přesný přehled o docházce a době účasti,

• 📩 Certifikáty byly odeslány automaticky a bez chyb už pár hodin po skončení kongresu,

• 🧠 Odpadla spousta ruční práce a stresu v klíčové fázi po akci.

🧑‍⚕️ Pro koho je toto řešení ideální?

• Lékařské a odborné kongresy s povinností přidělování kreditů,

• Konference, kde je třeba sledovat evidenci účasti,

• Akce, kde je nutné rychle a přesně doručit certifikáty účastníkům.

Chcete podobné řešení i pro váš kongres nebo odbornou konferenci?
📩 Ozvěte se nám – navrhneme systém přesně podle vašich potřeb.

👉 info@inviton.sk