Jak jsme digitalizovali vstup a nápojový systém na firemním eventu

 Zadání klienta

Organizátor firemního eventu potřeboval efektivní řešení pro:

⚠️ Rychlou registraci při vstupu – seznam účastníků byl v Excelu, ale při vstupu bylo potřeba ověřit jejich identitu a zobrazit hostesce doplňkové údaje pro vydání triček.
⚠️ Vydávání identifikačních pásek – každý účastník měl obdržet saténovou pásku s QR kódem, kterou by používal během eventu.
⚠️ Kontrolu nápojových kreditů – zaměstnanci měli nárok na 4 drinky, zatímco manažeři mohli konzumovat neomezeně. Systém měl automaticky sledovat, kdo si ještě může objednat a kdo již vyčerpal svůj limit.
⚠️ Export údajů po eventu – organizátor požadoval přehled o počtu přítomných hostů a statistiky konzumovaných drinků.

Naše řešení: QR kódy, online synchronizace a plná kontrola

Abychom celý proces zjednodušili, nasadili jsme event management systém Inviton, který umožnil digitalizaci registrace, vstupu i nápojového systému.

1. Digitalizovaná kontrola vstupu

Při příchodu byl každý účastník vyhledán v systému přes tablet hostesky. Po potvrzení účasti obdržel barevně odlišenou saténovou pásku s QR kódem, která sloužila k jeho identifikaci. QR kód byl jedinečný a umožňoval nejen vstup, ale i správu nápojových kreditů.

2. Automatizovaný systém na barech

Na každém baru jsme umístili čtečky QR kódů, které fungovaly online a synchronizovaly se v reálném čase. Při každé objednávce barman naskenoval QR kód na pásce a systém automaticky ověřil, zda má účastník ještě dostupné drinky:

✅ Pokud měl volný kredit, drink mu byl vydán.
❌ Pokud již vyčerpal svůj limit 4 drinků, čtečka zobrazila upozornění a další drinky si mohl zakoupit.

Manažeři měli v systému neomezené kredity, takže si mohli nápoje vychutnávat bez omezení.

3. Online reporty a statistiky

Po skončení eventu jsme organizátorovi poskytli přesná data o účasti a konzumaci:

📊 Seznam přítomných hostů s časem příchodu.
📊 Počet drinků vydaných na jednotlivých barech.
📊 Celkovou spotřebu a přehled vyčerpaných kreditů.

Výsledek? Méně stresu, více zábavy!

✅ Rychlý a plynulý vstup – žádné papírové seznamy, žádné zdržování.
✅ Efektivní vydávání drinků – bez kupónů, lístků či ručního počítání.
✅ Online propojené systémy – všechna data se synchronizovala v reálném čase.
✅ Přesné reporty pro organizátora – všechny údaje dostupné na pár kliknutí.

Chcete i vy event bez stresu a chaosu?

Díky Inviton.eu dokážeme zjednodušit správu vstupů, občerstvení i dalších procesů na vašem eventu. Stačí nás kontaktovat a pomůžeme vám vytvořit akci, která poběží jako hodinky! ⏱🚀